Com o Pandemia do covid-19 limitando viagens e reuniões presenciais lotadas, conferências virtuais e eventos substituíram seus homólogos presenciais. Em vez de essas interrupções atrasarem o planejamento, parece que há mais eventos do que nunca, entre webinars e eventos de lançamento e conferências do setor.



Devido ao quão comuns esses eventos virtuais são agora, a preparação e uma estratégia estabelecida são fundamentais para se destacar na multidão. Os eventos virtuais não são um conceito novo. Empresas diretas ao consumidor costumam ter apenas digital lançamentos de produtos e os recursos de mídia social tornam isso cada vez mais fácil.



Se você estiver hospedando uma conferência ou evento virtual pela primeira vez, prepare-se com estas dicas para uma experiência de sucesso.

Tipos de conferências e eventos virtuais

Muitos eventos presenciais podem ser convertidos em experiências digitais, desde que você faça o planejamento necessário com antecedência. As conferências do setor que são pesadas com apresentações e palestrantes funcionam em um ambiente virtual, mas você também terá que pensar um pouco sobre como a peça usual de rede de um evento presencial funcionará virtualmente. As pessoas vão a esses tipos de eventos parcialmente para conversas improvisadas e eventos de rede via satélite que surgem.

Além das conferências do setor, vimos muitos exemplos de eventos virtuais, incluindo festivais, shows, lançamentos de produtos, reuniões de empresas e até mesmo happy hours. Existe uma alternativa virtual disponível para quase todos os tipos de eventos.

1. Orçamento, orçamento, orçamento

Só porque agora é um evento virtual, não significa que você pode jogar fora seu orçamento. Sim, você poderá economizar na impressão, suporte técnico pessoal, reserva do local e sinalização, mas não riscar totalmente o marketing. Os eventos virtuais têm uma sobrecarga menor do que os presenciais, mas quanto mais atividade e participação você tiver, mais você precisará fazer um orçamento, especialmente para a tecnologia de suporte.

Substituir um local de evento é o software ou aplicativo que você usará para hospedar o evento. O número de participantes, tanto palestrantes quanto participantes, e o nível de interação desejado determinarão o tipo de plataforma de gerenciamento que você usará. Alguns eventos ocorreram inteiramente no Instagram Live, enquanto outros são vídeos pré-gravados que são lançados em horários programados.



O patrocínio é uma parte importante do planejamento do evento, então se você ainda deseja enviar brindes ou hospedar happy hours virtuais, certifique-se de ajustar seu plano de patrocínio para o que um evento virtual pode precisar. Aquela loja pessoal que haveria no evento? Agora pode ser uma loja de dropship online com promoções ou ofertas especiais para os participantes.

Outros itens de orçamento que você precisa considerar relacionados a eventos virtuais incluem: promoção de mídia social intensa, legendas ao vivo, moderação de comentários e hospedagem de vídeos e documentos após o término do evento. Eventos menores, como webinars e transmissão ao vivo durante todo o dia, não precisam de tudo isso, portanto, analise o que você deve priorizar e o que pode reduzir em seu orçamento.

2. Misture transmissões ao vivo e vídeos pré-gravados

Decidir sobre sua programação e ir para palestras que você não quer perder são partes importantes de uma conferência. A vantagem de um evento virtual é que geralmente você pode assistir a palestras que perde. Mas então, de que adianta participar se você apenas poderá assistir mais tarde? Reforce seus eventos e torne-os mais atraentes para os participantes ao vivo com transmissões ao vivo divertidas, salas de descanso virtuais ou chats de discussão e outros materiais interativos.



Os vídeos pré-gravados deixam seus alto-falantes livres para quaisquer problemas de tecnologia e também permitem a edição, se necessário. No final de cada uma de suas sessões, você pode fazer com que os palestrantes participem de um vídeo ao vivo ou na sala de chat para responder a perguntas, assim como em um evento presencial.

exemplo de uma sessão virtual no Facebook pela California Academy of Sciences

A California Academy of Sciences costumava ter um semanário Evento NightLive . Cada evento teve um tópico e incluiu palestrantes e demonstrações relevantes. Durante a pandemia, o museu converteu esses eventos semanais em Virtual NightLife e NightSchool, que são eventos de transmissão ao vivo que refletem seus eventos pessoais. Ter isso no Facebook Live incentiva comentários e também salva o vídeo para futuros participantes assistirem.

Transmissões ao vivo, seja em Facebook Live , Instagram ou outra plataforma de streaming, são muito mais interativos para todos e um valor agregado se os participantes precisarem pagar para participar.

Misturar os dois tipos de vídeos em um evento torna-o divertido e memorável, superando o fator de desatualização que os vídeos estritamente pré-gravados podem ter.

3. Prepare seus alto-falantes

Para um evento totalmente virtual, certifique-se de que seus palestrantes estejam totalmente preparados. Eventos maiores devem fazer testes de velocidade da Internet, nível de conforto com a tecnologia e verificações de microfone. Transmitir ao vivo e usar qualquer plataforma de evento que você escolher pode ser uma nova experiência para seus alto-falantes, então é melhor prepará-los para o que eles podem encontrar. Eles serão obrigados a moderar os próprios comentários? Eles precisam compartilhar a tela para uma apresentação de slides?

Alguns cenários comuns para se preparar incluem:

  • Encontrar o melhor ambiente físico para seu alto-falante para minimizar interrupções e ter um som nítido. Teste, pratique e prepare o equipamento para garantir que todos os alto-falantes transmitam no mesmo nível de som para evitar mudanças de volume inesperadas para os espectadores.
  • Se compartilhando uma tela ou transmissão ao vivo, dicas sobre o que desligar no computador, como colocar todas as notificações em espera.
  • Comentar ou não comentar? O ideal é que você tenha uma pessoa separada para moderar os comentários, para que o palestrante possa se concentrar em sua palestra. De qualquer forma, certifique-se de que eles estejam familiarizados com o código de conduta do evento e como lidar com comentários ofensivos
  • Problemas de tecnologia. O que acontece se a tecnologia do alto-falante falhar, o software falhar ou os slides não funcionarem? Tenha planos de backup prontos para todos esses problemas possíveis.

Por fim, os palestrantes são outra fonte de promoção do seu evento. Você deseja que eles anunciem sua palestra para que o público atual sinta que vale a pena assistir ao evento. Para tornar isso mais fácil para os palestrantes, prepare vários materiais promocionais em tamanhos ideais de mídia social e legendas sugeridas. Assim, basta programar o conteúdo e colar as legendas.

4. Defina as expectativas para os participantes

Quer seja uma grande conferência do setor ou uma transmissão ao vivo de um único tópico, você precisa comunicar com eficácia o que os participantes devem esperar. É horrível reservar um tempo para comparecer a um evento apenas para perceber que o assunto é muito amplo ou voltado para um público diferente. Seja claro sobre o que é o evento e para quem se destina. Como ele se destaca de todos os outros eventos virtuais por aí?

Se você estiver convertendo um evento presencial em virtual, então deve falar sobre como os principais recursos ficarão online. Como é uma recepção de boas-vindas e parte do palestrante principal para os participantes? Como qualquer evento, publique uma programação. Informe se está pré-gravado, se há comentários disponíveis, se a apresentação será salva e como será a interação. Os vídeos dos participantes estarão ligados ou desligados? As hashtags estão disponíveis para tweetar ao vivo ou complementares Bate-papos no Twitter e possivel?

Comic-con , um evento que historicamente atraiu mais de 130.000 participantes, se tornou totalmente virtual em 2020. Para replicar a experiência presencial, o evento agendou competições, muitas palestras, um salão de exposições online, festas de assista e muito mais.

Facilite para os participantes a criação de uma programação de eventos e tenha os links certos para acessar quando for a hora de comparecer. Se uma plataforma de evento estiver sendo usada, envie guias sobre como usá-la e se downloads são necessários. Recursos de acessibilidade como legendas ao vivo e traduções também devem ser levadas em consideração. Com um evento virtual, você tem a opção de expandir sua base de atendimento e efetivamente gerar mais leads em potencial e engajamento significativo. Quem não pôde viajar para o evento agora pode comparecer ao virtual.

Por último, reserve um tempo para networking, especialmente se for uma conferência do setor que geralmente tem esse componente. Happy hours patrocinados por patrocinadores, conversas rápidas um a um e salas de descanso temáticas são maneiras de incentivar o networking. Para qualquer plataforma em que você decida hospedar o evento, incentive os participantes a preencherem completamente seus perfis para que possam se conectar mais facilmente com colegas do setor.

5. Planeje a promoção: antes, durante e depois

O marketing, especialmente nas redes sociais, será uma grande parte da sua preparação. Pagar por anúncios de mídia social é essencial para eventos digitais mas não se esqueça das páginas de destino dos eventos e do envio de boletins informativos. Eventos como Sprout Sessions Digital 2020 tem uma agenda promocional completa que começa antes do evento. O esforço não termina com o dia do evento também - eventos virtuais oferecem muitas oportunidades para redirecionar a transmissão ao vivo e o conteúdo digital por semanas após o fato.

Para sua sorte, os eventos virtuais facilitam o rastreamento do seu ROI. Entre escuta de mídia social , palavra-chave e relatórios de análise de tag e análises de publicidade digital, você deve saber como está o desempenho de sua campanha.

MozCon , um evento presencial, se tornou digital em 2020. A landing page é clara no que os participantes podem esperar do aspecto virtual. Melhor ainda, a promoção pós-evento inclui um pacote de vídeo pago que você pode comprar se não comparecer.

Hospedar eventos virtuais com sessões de vídeo significa que agora você tem um tesouro de conteúdo disponível para você. Adapte o conteúdo em outros formatos, como episódios de podcast, gráficos de citações e artigos longos.

Após o término do evento, agradeça a todos os envolvidos e use as pesquisas de acompanhamento para entender no que você pode trabalhar na próxima vez. Os resultados da pesquisa também podem se tornar testemunhos para a promoção do evento do próximo ano.

Conclusão

O planejamento e a preparação são pilares para hospedar uma conferência ou evento virtual de sucesso. Quando todos os envolvidos - palestrantes, participantes, moderadores - sabem o que esperar e como participar, a experiência é muito mais tranquila. Os eventos virtuais têm a vantagem de ser de menor custo, maior participação do público e análises fáceis de rastrear, mas isso não significa que você deve economizar em outros itens necessários.

O campo de eventos virtuais está ficando mais lotado a cada ano, então você precisa comunicar com eficácia porque é o seu que participa e não os outros. Recursos extras, como transmissões ao vivo e perguntas e respostas ao vivo, aumentarão a participação dos participantes.

Animado para hospedar sua própria conferência ou evento virtual, mas precisa de inspiração? Usar escuta social para ver quais lacunas de tópicos podem ser preenchidas.

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