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10 etapas simples para férias de trabalho mais tranquilas (com modelo)
Se você faz parte de uma equipe ocupada no trabalho, a preparação para as férias pode ser uma grande chatice.
Irônico, certo?
No entanto, a taxa em que os trabalhadores hoje negligenciam as folgas é alarmante. Isso é especialmente verdadeiro à medida que mais e mais pessoas estão lutando contra o esgotamento no escritório.
Considere isso acabado 55% dos trabalhadores não usaram de fato o PTO alocado em 2018. Isso se traduz em mais de US $ 65 bilhões em benefícios perdidos.
Caramba.
Ouça: o estresse de se preparar para o PTO não deve ofuscar sua capacidade de recarregar e desfrutar de férias. No despertar do COVID-19 , os funcionários remotos precisam de mais ajuda do que nunca quando se trata de se desconectar e criar espaço para folga.
As 10 etapas de preparação para PTO (sem estressar totalmente)
Em vez de olhar para seu próximo PTO como a fonte de uma lista interminável de tarefas, dividimos o processo em dez etapas simples.
Abaixo estão dez coisas essenciais a fazer antes de sair de férias (menos o freakout). Também traduzimos essas etapas em um modelo que você pode usar para resumir facilmente as informações essenciais para seus colegas de trabalho aqui:
1. Decida se você vai ou não desconectar totalmente
Comecemos pelo princípio: você vai sair totalmente do controle ou levar um pouco do seu trabalho nas férias?
Não há uma resposta certa aqui. Claro, o benefícios para a saúde mental de férias desconectadas estão bem documentadas.
Mas dependendo de sua função ou mesmo das políticas da empresa, desconectar completamente pode não ser possível.
Dado que um impressionante 78% das pessoas dizem que só tirariam férias se ainda tivessem acesso ao trabalho, fazendo pelo menos algo enquanto estiver fora do escritório é a norma (para melhor ou para pior).
De qualquer forma, recomendamos que você defina algumas regras básicas para evitar ficar de plantão constante durante as férias.
Por exemplo, tente deixar claro para os colegas de trabalho que você só estará disponível por e-mail e só responderá às mensagens pela manhã ou à noite. Você também poderia dizer que usar Slack para fazer o check-in, mas ligações e e-mails estão fora dos limites.
2. Se possível, planeje seu PTO com antecedência
Isso pode parecer um acéfalo, mas avisar a si mesmo e a seus colegas antes do PTO é uma situação em que todos ganham.
Como assim? Você ganha porque pode começar a trabalhar com antecedência, fazendo ajustes em suas reuniões ou campanhas. Enquanto isso, seus colegas de trabalho ganham, pois são capazes de gerenciar suas expectativas e não são surpreendidos por um monte de trabalho caindo em seus colos. Uma maneira fácil de comunicar isso pode ser durante uma reunião de equipe algumas semanas antes, ou com um convite de calendário enviado para aqueles que precisam saber.
Idealmente, a preparação para as férias não deve significar confusão e pânico de última hora. Lembre-se de que a PTO afeta as programações de seus colegas de trabalho, além da sua. Mesmo um aviso de alguns dias será muito apreciado.
3. Delegar tarefas a colegas de trabalho em quem você confia
Não cometa o erro de deixar uma lista de tarefas para seus colegas de trabalho e encerrar o dia.
Em vez disso, converse com eles. De preferência pessoalmente, seguido de um e-mail de confirmação para fins de responsabilidade. Diga a eles sobre o que você precisa de ajuda.
As conversas reais revelarão possíveis dúvidas que seus colegas possam ter sobre o que precisa ser feito. Obviamente, você deve delegar tarefas a pessoas em quem confia, mas também a pessoas que não estão sobrecarregadas de trabalho.
Como observação lateral, você deve dar algum crédito aos seus colegas de trabalho! Embora alguns de nós possamos sentir que somos completamente insubstituíveis no trabalho, o mundo (muito provavelmente) não vai acabar porque você está tirando uma folga.
4. Certifique-se de que sua equipe tenha acesso às ferramentas de que precisam
Imagine o seguinte: você é um gerente de mídia social que deixou a conta do Twitter da sua empresa nas mãos de um funcionário júnior.
Mas quando chega a hora de conduzir suas perguntas e respostas semanais, eles não têm acesso todo de suas contas sociais. Sem posts, sem perguntas. Nenhuma coisa.
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Mais uma vez, isso mostra a necessidade de conversar com seus colegas de trabalho e certificar-se de que eles tenham as ferramentas e permissões adequadas para compensar. Por exemplo, o Sprout permite que você conceda acesso e permissões específicas aos membros da equipe sem ter que vasculhar vários logins.
Muito parecido com ter um processo de aprovação de mídia social , é importante que seus colegas de trabalho testem todas as ferramentas e verifiquem todas as senhas enquanto você se prepara para as férias e não depois do fato.
5. Automatize e coloque na fila o máximo que puder de antemão
Essa dica é especialmente importante para quem trabalha com mídia social, mas também se aplica a gerentes de e-mail ou de campanha publicitária.
Para sua tranquilidade, você deve tentar pré-agendar suas campanhas enquanto se prepara para o PTO. Preparar mensagens com antecedência significa que você já tem a palavra final sobre os criativos e a cópia: tudo o que você precisa fazer é escolher uma data e hora para o início de suas campanhas.
Se você é um gerente de mídia social, pode usar ferramentas de agendamento para enfileirar suas postagens com base no calendário de sua empresa. A plataforma do Sprout também permite que os usuários gerenciem ativos, como fotos e legendas, perfeitos para fazer edições ou alterações rápidas, se necessário.
6. Elabore uma resposta automática breve fora do escritório
Montar uma resposta automática fora do escritório tem o dever duplo de gerenciar as expectativas das pessoas e, ao mesmo tempo, deixá-las saber exatamente quando você estará disponível novamente (ou de que outra forma entrar em contato).
Se sua caixa de entrada estiver proibida durante as férias, você deve deixar isso claro. A boa notícia é que você pode facilmente configurar um resposta automática fora do escritório no Gmail Numa questão de minutos.
Lembre-se de que as respostas fora do escritório não precisam ser muito longas ou detalhadas. Aqui está um exemplo de uma mensagem de ausência temporária eficaz que vai direto ao ponto:
Olá,
Obrigado pela sua mensagem.
Estou fora do escritório sem acesso a e-mail. Eu responderei quando voltar.
Obrigado,
Curto, doce e direto ao ponto. Veja como isso funciona?
Embora você possa definitivamente adicionar um pouco de personalidade às suas mensagens de ausência, um tom direto talvez seja melhor para mostrar que você não está disponível.
7. Torne seu PTO visível para o resto de sua empresa
Qualquer tarefa que você possa tirar do prato enquanto se prepara para as férias é uma vantagem.
Caso em questão, você não deve ter que perseguir as pessoas para que saibam que você está tirando uma folga. Além de falar pessoalmente com as pessoas e configurar uma resposta automática, considere incluir seu PTO como parte do calendário da empresa.
Se sua empresa usa o Slack, você pode tornar seu PTO público por meio do recurso de calendário da plataforma. 
O Slack também permite que você crie lembretes de eventos para o PTO de seus funcionários. Isso é particularmente útil para equipes maiores ou instâncias em que alguém de outro departamento (vendas, RH) está tentando entrar em contato com você.
A propósito, tornar seu PTO público não é apenas específico do Slack. A mesma lógica se aplica ao Google Agenda ou a quaisquer outras ferramentas que sua equipe usa para gerenciar programações.
8. Incentive sua equipe a acompanhar o progresso com ferramentas de gerenciamento de projetos
Digamos que você tenha problemas para deixar de trabalhar e quer ter certeza de que seus projetos estão funcionando perfeitamente na sua ausência.
Ei, sem problemas. É exatamente aí que ferramentas de gerenciamento de projetos como o Trello podem ser úteis. Com um quadro Kanban, você pode ver claramente quem está trabalhando em quê e como um projeto está avançando.
Isso é útil não apenas para você se você deseja monitorar o progresso de sua equipe enquanto está ausente, mas também para incentivar a responsabilidade dos indivíduos que trabalham em equipe.
Ter este tipo de relatório de progresso visual também torna sua vida muito mais fácil quando você volta das férias, pois você pode ver o que está acontecendo em seu departamento rapidamente.
9. Não se preocupe se você não fizer tudo (antes e depois de retornar)
Não coloque muita pressão sobre si mesmo para ter tudo 'perfeito' em termos de planejamento de férias.
Afinal, emergências acontecem e as férias de última hora também. Se você repentinamente estiver fora do escritório e incapaz de seguir seu plano de tomada de força, não entre em pânico.
E da mesma forma, não se force a atingir a 'caixa de entrada zero' assim que voltar. Simplesmente seguir as dicas acima significa que sua carga de trabalho deve ser mais gerenciável de qualquer maneira.
10. Certifique-se de deixar seu espaço de trabalho impecável
Talvez a última coisa que você faça ao se preparar para as férias de trabalho seja limpar sua mesa.
Bastante simples, certo? No entanto, isso não é apenas uma cortesia para seus colegas de trabalho e pode beneficiar os trabalhadores remotos. A limpeza também é benéfica para você mentalmente, pois é mais fácil começar a trabalhar com uma espécie de 'quadro em branco' quando você volta ao trabalho após as férias.
No mínimo, a limpeza é uma maneira de se afastar do telefone ou da caixa de entrada enquanto você se prepara para tirar uma folga.
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- Configurações mínimas (@MinimalSetups) 16 de julho de 2020
E com isso, encerramos nosso guia!
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Como é a preparação para as férias para você?
Se você quiser realmente aproveitar suas férias e garantir que seus colegas de trabalho possam pegar as rédeas facilmente enquanto você estiver fora, um pouco de planejamento é muito útil.
Seguindo a lista de verificação de férias acima, você pode levar sua tomada de força com tranquilidade. Baixe nosso modelo para colocar estas etapas em prática nas suas próximas férias:
Ser capaz de planejar com eficácia é uma habilidade fundamental para gerentes de mídia social. Falando nisso, certifique-se de verificar nosso guia para o essencial habilidades de mídia social para ver de que outra forma você pode subir de nível como profissional de marketing.
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